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数字档案馆的运行有哪些要求呢

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数字档案馆的运行有哪些要求呢

发布日期:2024-12-16 作者: 点击:

  数字档案馆的运行涉及多个方面的要求,以下是对这些要求的详细归纳:
  一、基础设施要求
  机房建设:数字档案馆的机房建设应满足数字档案馆运行的基本要求,充分利用企业现有信息化基础条件,通过改造、添置设备等方式,建设满足运行要求的机房。涉密机房建设应符合国家有关保密规定。
  网络建设:数字档案馆的网络应接入企业网,并与互联网隔离。管理涉密档案的数字档案馆网络应与互联网物理隔离。同时,也可以建立企业档案部门局域网。网络建设应考虑电子文件收集、归档和电子档案管理、利用需要,网络带宽等性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输要求。
  设备配备:根据电子档案管理系统及基础软件系统部署和稳定运行需求配备服务器。根据科学、可行的存储备份策略,配备稳定与适当冗余的数据存储备份设备。同时,还需配备满足工作需要的计算机、扫描仪、数码照相机、打印机以及刻录机、移动存储介质等设备。
  二、软件及系统要求
  操作系统与基础软件:应结合企业信息化的现状,在统筹利用企业业已运行的基础软件系统的基础上,结合数字档案馆开发和运行的需要,配备正版或经过规范测试、登记的自主开发的基础软件,如操作系统、数据库管理系统、中间件、全文检索工具、光学字符识别软件等。
  电子档案管理系统:数字档案馆应运用现代信息技术固化档案工作业务流程,实现数字档案资源的自动化管理。电子档案管理系统应具备电子文件、电子档案和其他数字资源离线批量导入功能,支持常见的文件格式元数据文件及符合长期保存要求的文件格式全文文件的导入接收,并实现元数据、目录数据与对应电子文件、电子档案的自动关联。
  功能要求:
  应具备电子文件、电子档案接收的检测功能,能根据电子文件归档和电子档案接收的检测要求对接收的电子文件的“四性”(真实性、完整性、可用性、安全性)和电子档案的有关属性进行检测,对检测不符合要求的电子文件或电子档案进行标记。
  具备传统载体档案全文信息上传挂接功能,支持单个、批量文件上传等方式,能建立目录与其对应全文间的关联关系,并保持关联关系稳定。
  能对归档文件按照设定规则自动或在人工干预下组成保管单位,并能按规则将保管单位内文件排序定位。能在人工干预下调整归档文件所属保管单位并重新排序定位。
  依据档号编制规则形成档号,所形成档号简明、合理、稳定、可扩充。根据需要能够编制各种目录。
  应支持进行目录模板制作,用户可以对模板中的字体、打印内容、排序方式等进行调整。应提供打印预览功能,并支持多模板批量生成和打印功能。
  具有建立同一件归档文件不同载体间或是文件间关联关系功能。支持案卷封面、卷内目录、归档文件目录或全引目录、案卷目录、备考表等信息的通用格式文件导出功能。
  支持电子档案存储格式的转换,将存入系统的电子档案转换为符合长期保存要求的存储格式。
  系统能按相关标准和离线存储载体容量进行信息组织,将组织好的档案存至相应的离线存储载体上。
  应支持采用迁移、仿真、封装、检测等方式保障数字档案信息的长期保管;能对非通用格式电子档案阅读所需要的原始软硬件在系统中进行标识。
  系统应依据电子档案保管和利用的业务要求分别建立相应数据库。能根据全宗归属、分类号、保管单位序号及其整理规则、件号、件内文档排列规则等将电子档案排列定位和呈现。
  应支持备份,包括软件系统备份、数据库备份和电子档案备份,能根据数据重要程度选择在线、离线等不同的备份方式。
  三、环境要求
  数字档案馆的适宜温湿度标准应控制在一定范围内,以延长档案的寿命。具体来说,温度应保持在14℃24℃之内,相对湿度应控制在45%60%之间。在规定范围内,温、湿度每昼夜波动幅度要求温度±2℃,相对湿度±5%。
  四、管理要求
  统筹规划,分步实施:企业应将数字档案馆建设纳入企业信息化建设规划,做到同步规划。建设数字档案馆应做好总体架构、技术方案的规划,系统建设应考虑可扩展性和兼容性。应根据现有条件有计划、有步骤地建设数字档案馆,充分保证每一阶段工作目标的实现。
  协同工作:建设过程中档案部门要与企业信息化部门、业务部门、保密部门等协同工作。数字档案馆建设应围绕企业研发、生产、经营、管理等企业中心工作,优先建设重要档案资源。
  安全保密:数字档案馆建设应遵守国家法律法规和标准规范,建立健全安全保密管理制度,确保档案信息安全。应按照安全保密要求开展电子档案管理系统设计、实施、运行和维护。
  综上所述,数字档案馆的运行需要满足基础设施、软件及系统、环境和管理等多方面的要求。这些要求的满足将有助于提高数字档案馆的运行效率和服务质量,进而促进企业的信息化建设和档案管理水平的提升。

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关键词:数字档案馆,重庆数字档案馆,九龙坡数字档案馆

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