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数字档案馆应用系统中的标准规范操作涵盖多个方面,以下是根据相关权威来源的信息整理出的关键步骤和要点:
一、信息采集与接收
电子文件接收:
系统应能够接收立档单位产生的各类电子文件及其元数据。
接收过程应责权明确,确保数字档案的真实、完整、可用。
提供在线接收和脱机接收两种方式。
馆藏档案数字化:
对传统载体档案进行数字化转换,建立数字档案资源库。
数字化过程应遵循相关标准和规范,确保数字档案的质量。
网络信息搜索:
通过网络爬虫等技术手段,采集重要数字信息资源。
确保采集的信息合法、合规,并符合知识产权要求。
二、信息整理与鉴定
信息整理:
对接收的数字档案信息进行整理,包括比对、分类、著录、挂接等操作。
整理过程应确保信息的准确性和有序性。
信息鉴定:
辅助人工完成档案的开放鉴定工作。
对档案内容数据及其元数据等相关信息建立持久联系,形成长期保存档案数据包和利用数据包。
三、信息存储与安全
分类存储:
数字信息可按不同类型存储在各类数据库和文件系统中。
目录数据可存储在关系型数据库中,全文信息可采用文档数据库或文件系统存放,音频、视频信息可采用对象数据方式存储。
安全存储:
对数据进行冷备份、热备份和异地存储。
采用镜像站点和集群服务器技术,保障信息安全。
定期对载体及其软硬件环境进行读取、测试,发现问题及时解决。
真实性、完整性、可用性和安全性检测:
对档案数据进行真实性、完整性、可用性验证。
采取必要措施保证馆藏数字档案信息的可靠和可用。
四、信息利用与服务
档案查询:
提供全文检索、全库搜索等功能。
确保查询结果的准确性和及时性。
信息发布与共享:
通过网络平台或特定载体发布档案信息和信息资源共享。
确保发布信息的合法性和合规性。
专题制作与开发利用:
辅助进行档案信息智能编研、深度挖掘。
提供数字档案的增值服务。
五、系统管理与维护
用户权限管理:
对用户进行角色授权处理,确保用户只能访问其权限范围内的信息。
系统日志管理:
记录系统操作日志,便于追踪和审计。
数据备份与恢复:
定期备份系统数据,确保数据的可恢复性。
系统及其数据安全维护:
采取必要的安全保障技术方法,确保系统的稳定性和数据的安全性。
六、操作手册与培训
操作手册:
制定详细的操作手册,指导用户正确使用数字档案馆应用系统。
培训:
对用户进行系统操作培训,提高用户的使用效率和准确性。
综上所述,数字档案馆应用系统中的标准规范操作涉及信息采集、整理、鉴定、存储、利用、系统管理等多个方面。通过遵循这些标准和规范,可以确保数字档案馆应用系统的正常运行。