智慧档案馆优势:
　　1）节省大量成本。
　　外包企业设备齐全，系统完善，可以系列处理文件，更加专业。为企业整理档案、安排专人保管、租用场地节省了成本。
　　二是推进信息化
　　支持档案多人并发查询，大大提升了公司档案信息的远程共享能力。
　　3）确保文件保存的完整性。
　　当文件存储在外包公司的仓库中时，一般不太可能再次移动和开箱检查文件，参与的人员也较少。此外，文件仓库的管理相对容易，因此原始文件损坏和丢失的风险相对较小。
　　首先了解公司服务的安全性:
　　在选择档案管理公司时，我们应该注意其安全性。即档案公司是否有专业的设备和场地，是否有国家认可的营业执照，场地是否有独立产权。独立产权很重要，场地的独立产权意味着未来档案入库会有很多土地使用产权纠纷。从而确保文件的安全性。在筛选企业时注意对企业有的了解，Z好有大公司的批准。例如，一个好的档案可以达到“20防”标准，而普通企业Z多可以达到“8防”。
　　确认公司服务的及时性:
　　考察档案中介公司的服务体现在服务和反馈的及时性上。它可以及时获取公司文件的状态，监督文件的状态，方便读取文件的详细信息，并及时反馈企业存储的文件的问题。
　　服务规模:备案公司的规模在一定程度上决定了这家备案公司的专业性。就规模经济而言，档案公司用于存储档案的空间越大，对专业设备和专业人员的管理就越完善。20万平方米的场地和4000平方米的场地在专业设备和监控管理人员数量方面无法相比。
　　档案管理具有哪些性质和效果?
　　档案管理就其根本性质和主要作用而言，是一项管理业务、服务业务和政治业务。档案管理不产生物质财富，档案主要不是由档案管理机构和档案工作者生产和使用的。它是负责管理各部门形成的史前文献的专业人员，因此它是一种管理操作。但是，档案管理制度不是孤立的，而是各种社会管理制度中不可或缺的一部分。通过提供档案信息为社会实践服务是档案管理区别于其他业务的特征之一。尽管档案部门也讨论档案并开展编辑活动，但其意图仍然是更好地满足社会的需求并仍然服务。在社会前史的各个阶段，档案管理须为一定的经济、政治和文明服务，否则它就不存在，也难以发展。在等级社会中，档案管理运作体现了一定的阶级联系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，并为一定阶级的经济、政治和文明服务。这种服务方向是档案管理业务的政治聚集表现。由于档案的内容关系到国家的政治和经济利益，国内外任何国家对成都的档案管理都有一定的保密要求。一些档案馆不向公众开放，而大多数档案馆在规则到期后才开放。这种保密性也是档案管理的一种性质。
　　在档案管理方面，我们应遵循国家档案集中统一管理的原则，保护档案的完整和安全，并为其利用提供便利。汇编的一致性意味着国家建立的各类档案保管机构应将所有国家档案与汇编分开保存，并制定一致的法律法规进行管理。完好保护有两层含义:一是要保证档案在数量上完整，没有残缺、丢失；一，在质量上要坚持档案的有机联系，不能人为分割或乱堆乱放。保护安全也有两层含义:一是尽量保护档案不受损坏，尽可能延长其寿命；一，保护档案不被蓄意破坏，档案的秘密不被窃取。易于使用是所有文件管理活动的Z终目的，也是测试文件管理操作的标准。档案是前史的见证，它们都反映了一定的前史事实，因此须保护档案的真实性，坚持档案的原貌。
　　档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在整个社会的科学人才中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对某些单位的经营和生产有意义，而且对整个社会也有意义，不仅具有当前和实际意义，而且具有长期和前历史意义。