就其基本性质和主要职能而言，档案管理是一项管理工作、服务工作和政治工作。档案管理不产生物质财富，档案主要不是由档案管理机构和档案工作者生产和利用的。它是负责管理各部门形成的历史文件的专业，因此是一项管理工作。但档案管理制度不是孤立的，而是各种社会管理制度中不可或缺的一部分。提供档案信息为社会实践服务是档案管理区别于其他工作的特征之一。虽然档案部门也研究档案并开展编辑活动，但其目的是为了更好地满足社会利用的需要，仍然具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理都须为一定的经济、政治和文化服务，否则它就不存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理体现着一定的阶级关系和阶级利益，由一定的统治阶级掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务。这一服务方向是档案管理政治性的集中体现。由于档案的内容关系到国家的政治和经济利益，国内外任何一个国家对档案管理都有一定的保密要求。一些档案馆不向公众开放，而大多数档案馆在规定期限到期后才开放。这种保密性也是档案管理的本质。
　　在档案管理中，应当遵循国家档案集中统一管理的原则，维护档案的完整和安全，便于利用。集中统一是指国家所有的档案都应由国家设立的各级各类档案保管机构保管，并制定统一的法律法规进行管理。保持完整性有两层含义:一是要确保档案在数量上是完整的，不会不完整；一，在质量上要保持档案的有机联系，不能人为地分割分散或杂乱堆放。维护安全也有两层含义:一是尽量保护档案不被破坏，尽可能延长档案的寿命；首先，保护文件不被蓄意破坏，保护文件机密不被窃取。易于使用是所有档案管理活动的Z终目标，也是检验档案管理的标准。档案是历史的见证，它们都反映了一定的历史事实，因此保持档案的真实性和原貌是档案管理须遵循的原则之一。
　　档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，对整个社会的科学能力起着重要作用，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对地方单位的工作和生产有意义，而且对整个社会也有意义。它不仅具有当前和现实意义，而且具有长远和历史意义。
　　商业档案管理行业的特点
　　灵活的运行机制。由于是商业管理企业，只要不违反有关法律法规，就可以灵活运用各种机制，调动企业自身管理和经营管理中的积极性，活跃档案管理活动，获得良好的生活环境。
　　广泛的客户群。它可以为各种所有制、规模和业务类型的机构提供服务，只要这些机构有档案管理的需求。从机构上看，除国家档案部门受理的党政机关和事业单位外，破产企业、国有企业、外资企业、民营企业和私营企业均可纳入其服务范围。当然，主要是医疗保健行业、法律行业、金融服务行业等单位会在其主营业务中产生大量凭证。例如，中国银行上海分行每年产生5000-6000万张凭证，并保持每年10%的增长率。
　　服务内容是指。首先，从档案实体的角度来看，进入商业档案管理企业的档案主要是由各单位形成的具有参考和利用价值的档案，不需要长久保存，只能在相当长的时间内销毁。其次，从档案的内容来看，主要是一些在特定情况下需要提供原始文件作为法律依据的文件，尽管信息化程度很高，原始文件已经有电子文本。再次，从服务项目来看，它主要包括文件存储、文件检索和交付、文件数字化以及文件和数据信息的安全销毁。
　　服务措施到位。商业档案管理企业可以为各单位提供上门预约、整理指导、安全保管和利用等服务，以服务社会、获取利润。为了给客户节约成本，为客户访问提供方便，他们往往独立开发一系列配套软件。只要企业接收范围内的任何单位或个人需要，都可以通过电话或网络与企业联系，客户足不出户就可以访问文件。
　　服务结果是双赢的。企业自身通过提供服务获得利润和发展；服务对象可以节省文件存储成本，更好地专注于自己的专业工作。