数字档案室建设的对策以及管理方式

发布日期：2023-10-12 作者：点击：

　　数字档案室建设的对策以及管理方式
　　(一)从管理体制上，建立协作机制。一是档案行政管理部门要加大档案信息化的宣传力度，提高基层单位对档案数字化建设重要性的认识。二是基层单位要建立档案机构、信息技术、业务部门之间的合作机制，通过部门合作弥补档案机构人才的不足。第三，加强人才建设，对相应人员进行定期培训，鼓励他们更新知识结构以适应新形势下的数字档案工作，或者引进人才为数字档案馆建设提供人才保障。
　　(二)明确职责，规范制度，加强对外包过程的监督和控制。建立健全档案出入、档案交接、外包人员出入等数字化处理现场管理制度，建立档案出入表格、工作量表格等。，强化工作责任，优化工作环境。除了与委托外包单位签订保密协议外，还应建立严格的监管制度，采取有效措施，如在数码加工场所安装摄像头，不定期进行安全检查，消除可能存在的安全隐患。

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　　(3)积极争取增加经费。档案工作者要大力宣传档案在民生和经济社会发展中的重要作用，争取领导的重视、政策的倾斜和资金的投入。同时，优先推进利用率高、涉及人民群众切身利益的档案数字化，有计划、从小规模向大规模推进数字档案馆建设。
　　(四)加强对档案数字化处理安全和质量的监控。一是做好档案质量的检查工作，如档案标题是否规范，档案详细资料的档案号、起止日期、页码、卷内文件数是否准确，发现错误及时纠正，为后期的入卷做好周密准备。二是保证档案信息描述的质量。一方面要保证规范操作，避免输入的随意性。另一方面，要落实专人对照原始档案对录入的档案目录数据进行检查和抽查，确保录入数据与原始档案的一致性和准确性。