基于智能档案馆的建设标准和要求，档案设施的主要功能是维护档案的安全，保证档案提供和利用所需的硬件。主要包括但不限于档案室、档案柜、温湿度控制、防潮、防火、防盗、防虫、防尘、防霉、计算机、网络、存储设备等。本文主要着重介绍智能密集架在档案室建设中的应用。
　　如果想长时间保存文件，需要保持适宜稳定的温湿度环境。智能搁板配有温度和湿度检测器。通过检测，将数据呈现在显示屏上，档案人员可以根据显示屏上的温湿度来判断档案环境是否适宜，也可以配合管理系统实现自动检测，确保档案保存的温湿度达标。
　　目前，虽然电子文件很多，但在企事业单位中，纸质文件仍然是文件存储的主流，大量的纸质文件如果存放时间长了，会产生酸性气体。如果这种酸性气体不能及时散发，会加剧档案腐蚀，损害档案的完整性。智能货架具有通风功能，系统智能管理自动发出指令。在收到指令后，每个架子将自动工作，以确保更合适的文件存储环境。

　　智能货架同时配备RFID系统，即基于RFID射频识别技术，RFID智能货架通过安装在存储单元上的RFID天线识别文件盒中的RFID电子标签，从而实现文件实体与存储单元的对应；借助智能文件仓库管理系统的管理和LED灯显示的分级引导，实现快速出库、入库、错放检索、实时盘库、一键导入、3D导航、非授权移动预警等功能；通过在档案库房安装RFID智能门禁，可以对未经授权的档案实体进行非法出入搜查，并进行联动报警，大大提高了档案实体的安全性，防止丢失、被盗等事件的发生。将文件存放在密集架中，可以有效地对不同类型的文件进行分区和分类，并借助RFID技术，实现文件的清点、上架和下架、快速出入库，避免在检索文件时人为丢失文件的情况，使文档处理达到更好的效果。
　　与以往传统的档案存储设备不同，智能档案密集架的层间距可以灵活调整，以满足不同大小档案的存储。层间距的灵活调整功能满足了企事业单位日益丰富的文件存储需求，促进了文件存储方式的灵活多样发展。
　　智能档案室配备智能排架管理系统，功能强大，优势明显，节省空间。