档案数字化管理优势与缺点有哪些？
　　数字档案管理是将各种具有传统记录介质的原始档案，如磁带、纸张、视频等，通过压缩、扫描、转换等方式，转化为图片文件、声音文件、视频文件，再通过存储管理技巧，将图片、索引字段存储在光盘库、磁带库等各种大容量存储介质中，发布到政府机关、企业的广域网、局域网、互联网、内网，以便用户利用各种便捷的查询方式，快速检索所需档案。随着现代互联网技术的发展，数字化档案管理已成为一种管理趋势，但也有必要认识到数字化档案管理的优势和不足，充分利用其优势，并不断完善，以更好地服务于现代社会。
　　一，数字化档案管理的优势
　　(a)能够加强执行备案标准。传统档案管理，档案归档是档案管理的重要流程，现代档案管理也要求所有的档案都要归档。然而，到目前为止，在档案管理中，一些归档的完成程度需要一直考虑。很多单位的档案还没有建立健全一些归档的标准，或者标准形同虚设，一年只把一些零散的材料送到档案馆几次，代替一些归档。但档案管理人员的常识结构和业务范围有限，每天要完成的任务很多。他们可能对每个部分的工作内容都不了解透彻，也肯定无法保证提交的材料。但档案数字化后，结合网络管理，档案人员会对已输入电脑的文件材料进行一致的归档和编目，可以档案归档质量。
　　(2)可以缩短归档材料的工作时间。传统的档案管理工作大多是在固定的时间、固定的人、固定的地点进行的。档案的判断、整理、归档的过程需要大量的时间来完成，有时会事半功倍。数字化档案管理突破了原有工作管理的局限性，计算机已经成为现代化工作的主要方式。管理人员可以通过编码和解码来完成电子档案的存储，并可以复制和存储不同载体的文件。相关部门只需将需要归档的数据输入电脑终端，通过后台传输到档案管理终端，管理人员就可以利用电脑中已经设置好的管理系统完成数据的归档，缩短了工作时间，操作简单，提高了工作质量。

　　(3)提高了查询能力。在当时社会经济快速发展的背景下，档案资源大量爆发。如果依靠人力来结束档案资源的查询，将会非常耗时和繁琐。完成数字化档案管理后，查询者只需在指定页面查找关键词即可获得所需信息，提高了查询力。工作人员也将有很多时间做一些基本工作，如对档案资源进行整理和分类。

    (四)加强对原始纸质档案的维护。纸质文件数字化后，原件可以得到妥善保存，作品中对文件的使用可以完全由数字拷贝替代，可以避免或减少对原始文件的破坏，从而有用地延长原始文件的保存时间；尤其是那些历史悠久的珍贵档案，数字化管理后无疑会得到更好的保存。
　　二，缺乏数字化档案管理
　　(一)档案的数字化管理具有一定的危险性。在信息技术日益普及的今天，网络信息安全问题越来越突出。计算机病毒和黑客的非法入侵对会计系统中的文件信息构成的威胁，增加了文件保密管理的难度。此外，当一些文件转换成电子文件时，首先使用电子编码技能来校正文件。电子编码技能在使用时有一定的劣势。如果对原始凭证进行更正，不会留下任何痕迹，相关管理人员很难及时发现。因此，我们应该警惕违反档案法的行为。
　　(2)电子文件和档案的存储受到载体的强烈束缚。电子档案对软硬件设备有很强的依赖性。虽然会计机存储容量大，但也有以几何级数开发的电子文件用光的时候，会计机就用软件快速更新。很多前期形成的文件在新的软硬件环境下无法读取。即使是同一时期的电子档案，也可能存在软件不兼容的问题，不利于电子档案的安全、长期甚至准确管理。
　　(3)数字档案的法律效力。档案是原始记忆，具有凭证效力和法律效力。但是，数字文件有其特殊性，因为其内容经过简单更正，内容和载体容易分离，现实中存在“信任危机”。所以数字档案如此尴尬，在法律法规面前很难成为合法有力的依据。
　　(四)员工业务进步的需求。因为档案的数字化和数字化档案信息的管理必然要利用会计机的软硬件、扫描、存储、数字印鉴管理等现代化技能来提升档案管理的专业水平，不是只有懂得现代会计机技能的人才能承担和完成工作，而是只有多才多艺的人才能上岗。因此，我们应该重视档案的数字化和数字档案管理者的培养。总之，在21世纪，随着计算机网络技术的不断发展，数字化档案管理是档案工作的必然趋势。现代信息技术必将结束从手工档案管理到主动管理的转变，进而提高管理力量，降低劳动强度，加快档案传输。作为档案管理者，应正确权衡数字化档案管理的利弊，与时俱进，探索科学档案管理的新思路和新方法，规范档案信息管理，充分发挥档案信息数据资源的应用价值，从而凸显档案工作的服务效能。