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我们应该怎样做好高校档案管理工作
众所周知,校园档案工作是校园工作的重要组成部分。校园里有很多学生和老师,有教育档案,所以校园档案的管理一直是我们比较关注的问题。那么如何做好校园档案管理呢?
清理校园文件
清理是档案管理基础工作的首要环节,须加强档案清理工作。因此,为了弥补“帐外”材料,我们应该严格遵循一致的标准要求,从而达到提高檀香卷质量的意图。按照文件、学历、学籍、会计、基建、声像等各项活动过程中形成的档案,坚持其结构的完整性;根据校园档案的起源、时间、内容、性质等条件,坚持其前史联系,充分利用原有基础,使其坚持系统化,便于校园档案的安全保管和方便利用。
校园档案的判定
文件判定是文件细化的重要手段。校园档案鉴定的首要任务是检查已过保管期限的档案的价值,注重区别,使校园内重要的有价值的档案得到维护,剔除和销毁已失去价值的档案。在判定校园档案时,要坚持根据内容、作者、时间、需求来确认价值的原则,逐一核对,从数量大、种类多、内容杂乱的校园档案中确认其不同的保管期限,对不需保存和保管期限已过的档案进行判定销毁。
校园档案的保管
档案保存是档案工作的一项重要基础工作。校园应采取有益的方法,避免和克服各种自然和社会不利因素对校园档案的破坏,维护校园档案的完整和安全,不断提高校园档案的科学管理水平。校园档案保存应坚持“预防为主,防治结合”的方针。
校园档案会计
要用图表的方式揭示校园档案和档案工作的相关情况。其主要内容包括校园档案的收集、整理、判断、保管和利用;认真填写上级教育行政部门出具的相关会计报表。
校园档案的利用
校园档案信息资源的开发与利用应坚持规章制度,注重提高服务态度和质量,热情、主动、敏捷。做好后勤服务工作,强化校园档案室的服务功能,尽力开发其教育功能,使档案由面向西藏向开发利用转变。改进档案检索,编写能反映校园特色、应用价值高的各类研究资料,利用多媒体辅助档案管理,使管理方法科学化、管理安排快效化、档案工作规范化,不断增强档案的归纳服务功能,使档案信息资源更好地服务于教育。
总之,要做好校园档案管理工作,就要充分利用档案管理系统,校园要和教育管理一起做好档案的管理和利用工作。