智能密集架功能强大操作简单，可以实现无序存放，有序管理，当档案人员把档案放错时会有错误提示，另外智能密集架可以进行智能查找定位，查找资料也将变得非常容易，一个熟练的操作人员就可以管理一整个密集架。

　　智能档案存取资料系统：智能密集架的资料智能存取是建立在条形码录入和查询来实现的，只要在计算机管理界面输入所需查询的资料。系统会从数据库中进行查询，即可找到我们所需的资料。每列架体都会设置相应的液晶控制屏，可以再控制屏实现架体的单列、多列移动、停止、聚拢等架体移动，在查询资料的时候，在电脑终端通过字符进行查询。每次存放档案都有很好的管理序号，有序的进行管理。再进行查找档案资料的时候，也是可以通过电脑操作马上的进行找到，方便快捷。

　　智能档案库房所谓一体化，是指将原本互相独立的个体通过某种方式进行结合，从而形成一个共同体的过程，档案库房一体化智能管理是指将档案库房使用互联网手段与电子文件形成一个共同体，从而进行档案库房的管理工作。这是一种智能的管理方法，是现代科技发展的产物，也是档案库房必然的发展趋势。与传统档案库房相比较，传统档案库房管理相对笨拙，在使用时相当繁琐与麻烦，其对档案的保护效果也是极其不乐观的，与其同时，档案的数量也在日益增多，传统档案库房已经无法满足人们对信息效率的要求，这就注定了传统档案库房管理终将被取代，档案库房一体化智能管理是一个以“互联网 ”为基础，改善档案库房的管理，实现智能化管理，智能档案室密集架管理系统，从而省时省力，在日常工作中，使用传统库房档案管理，为了保持档案的完整性，人们要及时做好档案的整理与分类归档。做好防火防水的措施等，以防档案的丢失与毁坏，而档案库房一体化智能管理则不存在此方面的顾虑，故档案库房一体化智能管理将常见于生活。