信息化的快速发展，企事业单位纸质文件和档案越来越多，传统的文档管理系统难以准确定位、跟踪文档的使用流程。文档管理中普遍存在文件查找难、领用的文件无法追踪管理、涉密文件的泄密等问题。因此越来越多的企业青睐于智能密集架，智能密集架运用嵌入式系统技术、计算机技术及无线射频（RFID)技术，可以准确定位、跟踪文档，实现档案的无序存放有序管理，大大改进管理方式、提高工作效率。

智能密集架比之普通密集架、文件柜多了许多电子设备，所以在使用的时候要更加的小心。智能密集架在使用时应注意：

1.电源匹配，智能密集架电源使用220v±5%,50HZ电源作为总电源进入，架体内采用高36V,低5V直流电，带接地保护的三芯接地电源插座。确保电源与智能密集架使用匹配，保证使用安全。

2.提升档案工作效率的同时也不能忽略安全问题，智能密集架装有红外保护装置，能实现人体保护环境调节，应定期检查红外保护装置是否有效，给工作人员一个安全的工作环境。

3.因智能密集架嵌入了电脑控制系统，在使用时意所用电脑的病毒防护，以免您的数据库及控制软件受损。

4.智能密集架如出现异常声音、气味、烟雾时，及时切断电源进行检验，排查问题并检修之后再试用。

5.智能密集架应定期进行养护，采购运输过程中应注意避免损伤和雨雪，应存放在干燥通风的室内或仓库内，防止压损，避免与带有腐蚀性的物质或者气体接触。

6.不要用汽油、高度酒精、松香水、香蕉水擦洗，会使智能密集架表面失去光泽或者褪色；清洁完后再用干布擦一遍。

7.智能密集架架体主要采用的是金属材质，不要在长期处于潮湿的环境中，否则容易引起智能密集架表面生锈。

8.智能密集架的传动机构为链条传动，使用一段时间后可适当打开各层的层板，给链轮及传动