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智慧档案馆是档案馆创新转型与智能化技术 交汇融合的必然产物。智能化技术应用于档案馆,能带给用户更便捷和人性化的服务体验,但仅仅依赖先进的技术真的会使档案馆变得智慧么?当前先进的技术数年后就会显得落后,而以技术作为支撑核心的智慧档案馆构建理念或将被淘汰,那么什么才是智慧档案馆真正的智慧?又如何发展真正意义上的智慧档案馆呢?
可见,档案馆的智慧不应仅仅囿于技术应用的层面,还应有更宽广的内涵和实践意义。目前,智慧档案馆的研究和探讨还多聚焦于如何应用智能化技术和搭建应用平台来为用户的信息获取提供便利上,而鲜有系统分析“为什么”构建智慧档案馆和从理论 层面探讨智慧档案馆的“智慧”是什么的。有鉴于此,本研究在阐释智慧档案馆建设动因的基础上,从知识理论视角下的“智慧”解读入手,剖析了智慧档案馆的“智慧”本质,进而基于用户的智慧需求,分析档案馆智慧服务能力的核心要点,提出智 慧档案馆智慧服务模型,以期为智慧档案馆理念 构建和实践路径提供参考。
一、智慧档案馆发展
以智能、泛在、互联、便捷、高效为主要特征的智慧档案馆,是档案事业纳入国家智慧战略体系,适应国家宏观战略布局的必然选择,也是档案馆转型创新与智能化技术交汇融合的必然产物,符合新时代下用户对未来档案馆服务新形态、新内 容和新路径的期盼。
(一) 智慧档案馆发展之外部拉力:智慧城市 和智慧社会发展需要“智慧档案”是由“智慧地球”“智慧城市”衍 生出来的概念。2008年,IBM公司提出“智慧地 球”理念,2010年又提岀“智慧城市”愿景,主张在城市的建设中体现“全面透彻的感知、宽带泛在的互联、智能融合的应用以及以人为本的可持续创新,,特征(M4F)。随着智慧城市理念的大力推广,智慧理念在智能化技术的推动下不断渗透到各行各业,各领域的“智慧化”正快速从概念走向现实,智慧档案馆成为档案事业发展的新理念和新实践。“十二五”以来,智慧城市被视作国家现代化进程中城市信息化的前沿理论和实践探索,智慧城市建设迅猛发展。截至2018年,国内约500个城市明确提出或正在建设新型智慧城市,中国已成为全球大智慧城市实施国。智慧城市要实现更透彻的感知和更全面的互联,就必须做好基础设施的集约化建设,筹建各类信息资源数据库和信息系统,有效整合数据信息并实现智能化处理。在此背景下,档案馆作为社会公 共服务机构的有机组成部分,“智慧城市记忆资源 的储存基地及信息服务中心”,无法 脱离社会环境制约,建设智慧档案馆自然成为智 慧城市建设题中应有之义。2017年,党的十九大 报告明确提出建设智慧社会。智慧社会是智慧城 市理念的拓展和升级,较之智慧城市,更加注重一体化的发展。因此,档案馆事业必须也必然要适应国家宏观战略布局,纳入到国家智慧战略体系,将档案馆在新时代的进一步创新与加快建设创新 型国家新目标紧密结合起来,以同频共振赢得档 案未来。
(二)智慧档案馆发展之技术推力:信息技术驱动智能化发展方向技术创新驱动着包括档案馆在内的各行各业发展。“纵观档案发展史,从简牍到电子,档案工作无不是适应科技发展而不断更新档案管理内容和手段才获取更大发展的”,而新一代信息技术正驱使档案馆发生颠覆性变化,带来档案管理和服务智能化新形态。如果说新一代信息技术的出 现,使档案馆具备了向拟人生命体演化的条件和能力,那么感知技术就是构建智慧档案馆“神经末梢”的基础,是档案馆自感知、自适应的关键。应用感知技术可使档案系统获取实时、有效、各方位的身份、位置、图像和状态感知信息,为档案馆个性化服务提供基础。如应用RFID技术标识和定位资源,实现馆内硬件设施的自动化管理;应用 GPR定位技术感知用户地理位置,实现馆内档案导航服务;应用身份识别技术实现用户身份的快速鉴定,简化用户服务流程。网络和通讯技术是构建智慧档案馆“神经系统”的基础,是实现泛在协同和广泛互联的关键。应用网络通讯技术可实现档案馆物理层、感知层、网络层、数据处理层和 应用服务层各层面在数据共享下的协同互通,以及馆馆互联、网网互联、库库互联、人档互联的广 泛互联,为超越时空限制的泛在服务提供可能。超算技术是构建智慧档案馆“中枢系统”的基础, 是承载数字空间和虚拟空间的关键。应用大数据 技术对感知信息采集、存储、整合、分析,发现其中 隐性知识,挖掘和分析用户特征,为个性化、多元化和智能化服务奠定基础;应用云计算技术整合基础设施(laaS)、应用软件(SaaS)和研发平台 (PaaS),实现数据的集约化采集和集中化存储、业 务流程执行和监控一体化,有效规避“信息孤岛”,减少管理和服务的人财物力浪费,提高建设效益
(三)智慧档案馆发展之内部源动力:满足用户需求与档案馆价值实现用户需求是档案馆存在的基础和发展的动力,从根本上决定档案馆的生存和发展。新时代下社会公众对高品质档案服务的需求,呼唤智慧 档案馆的创新发展。近年来,空前发展的信息技 术推动社会信息化深入发展,催生社会广泛变革,在改变人们工作方式和生活方式的同时,也改变了用户利用档案的方式,社会公众对未来档案馆的服务形式、内容和路径有了新期盼。数据显示,截至2018年6月,中国网民规模为8.02亿、互联网普及率达57. 7% ,其中手机网民规模为7. 88 亿,占上网人群的98. 3% ,移动互联网的地位 进一步加强⑹。网民规模的持续增长,互联网服务的持续渗透,必将促使包括档案馆在内的公共 服务行业向新型化、现代化、智能化方向发展。在此环境下,档案用户对网络的依赖度越来越高,希望信息获取和业务办理更加快捷和人性化,即一 方面能获取泛在化和精准化的服务,通过移动智能设备和个人电脑在任何时间、任何地点便捷、快速而精准地获取所需信息;另一方面能获取高质量的档案信息产品,满足用户个性化和深层次的知识需要,解决现实问题。总之,智慧档案馆要以用户需求为导向,若脱离“以人为本”的发展理念,其只能是个空壳,难为社会大众所接受。因此可以说,智慧档案馆是追踪用户需要和适应社会环境变化的产物。它以用户需求为驱动,重塑档案馆业务布局和服务体系,要实现多元化、精细化和差异化档案服务,并在不断满足用户需求的过程 中实现和展示自身价值。