建设智慧档案馆有助于更科学地管理档案、更准确地开发档案信息、更完整地提升业务效能、更有效地维护档案健康。面对社会化进程的快速发展，推进信息技术与档案馆业务紧密结合，促进档案馆信息化建设与智慧城市建设协同发展、提升档案馆服务经济社会的能力，开展智慧档案馆功能设计与组织是档案管理发展的趋势。

智慧档案馆之所以“智慧”，并非要求其在管理档案中具有人类理解事务、思考问题、探求规律的思维与意识，而是指智慧档案馆信息系统能够利用物联网、大数据、云计算等技术手段，按照预设模型和流程，自主感知、汇集、记忆、分析信息，识别模式、触发预案、控制运行、评估业务、风险预警和管控信息、挖掘知识、发现关系等，以达到档案管理智慧化层级。与数字档案馆相比，智慧档案馆的创新之处在于具有信息感知、智能处置、整体协同、泛在服务功能，可以用新的技术满足档案管理和资源开发的新要求。

智慧感知功能

档案智慧管理的必要要素就是感知，通过相应的技术手段和管理策略将档案实体、档案内容、档案管理信息等与互联网联系起来，实现对档案内容信息的感知，实现对档案实体的感知，实现对档案管理信息的感知，通过RFID技术智能定位、识别、监控和管理实体档案以达到智能化监测、评价和处置档案管理的状态，提升档案信息利用的查全率、查准率、查速率，以便确保档案信息的充分利用。

智能处置功能

根据对档案信息的感知，提供风险预警、过程控制、触发预案、信息挖掘、决策参考等支持。当发现数据缺失、溢出、异常的，能自主地进行判断、决策，自动触发处置预案，向相应的工序、设备发出指令，实行智能控制，并警报提示。对档案内容信息进行智能处置。利用档案信息形成的规律性和档案文件自身的逻辑、语言、结构特点，按照预设方案，采取数据分析及信息检索等技术，对数据化档案资源进行数据比对、数据检索、分析等处置，用于控制、管理档案信息。

信息协同整合

数字档案馆的线性管理模式使机构间、档案业务不同环节间缺乏协同机制，导致档案信息化产生“信息孤岛”“应用孤岛”等问题。智慧档案馆则使用物联网、云计算等技术实现信息关联、业务协同且资源相互作用，将档案信息、业务工作、机构人员、外部资源联系起来。从而使各子系统、业务环节之间智能结合、协同发展。整个智慧档案馆系统快速、灵活、准确、轻松的应对需求。

泛在应用

科技化的快速发展，智慧档案馆的服务领域也即将随之扩大，服务范围将会更广泛。如跟进移动服务技术，建立移动数据信息查阅服务处；再如，利用手机无线网等终端设备，实现档案信息服务的移动化。用户可以通过终端设备随时随地、多方式、多途径获取档案信息，以更大限度地满足用户的档案信息利用需求。