档案是信息资源之一，是企业在发展过程中对于自身经营状态、生产活动等记录的集合体，为企业的决策带来重要的数据支撑。以前的档案管理通常是将人工，其存在工作量过大、存取困难、盘点困难等问题，而智慧档案馆的出现则有效解决了上述问题，通过RFID技术的正确应用，档案管理工作将会更为轻松便捷。

　　一、智慧档案馆建设架构

　　智慧档案馆的具体建设主要囊括档案室硬件设备方面的建设以及档案智能管理系统的建设。职能管理系统主要囊括对档案库存环境的智慧化管理、实体档案内容的管理以及档案内容的管理。借助于软硬件设备来共同运作，最终实现智慧管理以及实体档案的智能化操作。

　　档案库存环境的智能化管理主要表现于档案库存环境的八项防护工作(防潮湿、防霉菌、防灰尘、防虫蛀、防火、防盗、防高温)，在智能化档案库存管理环境的引领之下，档案库存保护工作将会由人工化转变成为智能化，所需要投入的人力成本大幅降低，并且能够达到更为高效高质的管理效果。实体档案管理工作则主要是通过互联网信息技术、计算机网络、RFID、条形码等内容共同构成的标准档案库房，结合档案管理系统的软硬件共同组成，实现由档案采集、归类、上架、阅览、销存等一系列环节的智能化操作，与此同时在相应的数据系统之中记录下完整的档案方向，以此来达成对档案的全流程监视。为相关工作者寻找档案、查询档案、归类档案节省了诸多时间，有效提高了档案内容的时效性。

　　二、智慧档案馆管理流程

　　(一)档案编目

　　将档案资料送放到档案室之后，管理人员需要对当前档案做出扫描处理，同时将扫描后的数据全部上传到相关的数据中心，而后对新的档案和做出编码申请，借助于射频标签打印机来打印相应的编码，并将其粘贴到档案带上，在档案管理系统之中的所有档案资料都拥有其唯一的编码之后将所有数据做保存处理，此后只需要对档案袋的编码进行扫描就能够获取当前档案袋内部所包含的全部信息。

　　在编目完成之后将档案袋装入档案盒之中，而后在档案盒粘贴相应的标签编码，将其放置于RIFD工作平台，而后对其信息内容以及相应的标签编码信息进行读取，将读取数据上传到相应的数据中心。

　　(二)入库上架

　　借助于智能密集架红外定位感应器以及RFID扫描，管理人员将档案和放置到智能档案架的空余位置，而后由柜体RFID来对当前档案盒做出合理扫描，有相应的语音表明“存档完成”，如果扫描之后无法通过验证，那么就表明“存档失败”，与此同时相应的报警指示灯亮起。如果存档成功，那么只能密集架将会对当前的档案做出自动记录同时绑定其相应的位置编号，并将此过程上传到相应的数据管理中心，如果对当前档案盒做出重新放置处理，那么档案原位置出的信息内容将会自动更新。在传统档案管理工作之中，面对的档案数量极多，无法在第一时间之内定位相应的档案，而在RFID的应用之下，档案的精准定位不再困难，可以在此基础之上开展高效的档案管理工作。

　　(三)智能盘点

　　传统档案盘点工作通常需要管理人员一点点核对档案盒内部的档案数量，同时将其与相应的表格做出对比，对于其中存在的错误点或者是缺失卷宗做出记录，而后将所有检查结果予以集中处理，并将其与系统之中的借阅情况做出对比。无论是任何一个单位都会拥有大量的档案文献，而在档案库房之中存储的档案无疑是一个非常庞大的数量，如果仅仅通过人工方式做出核验的话很有可能出现差错。而借助于RFID视频识别技术则能够有效解决这一问题，其可以更为方便低对当前库存档案做出盘点，档案人员仅仅需要手持RFID采集器即可，对档案盒做出一一扫描之后结合计算机终端来对RFID电子标签以及存储于系统之中的相应数据做出对比，这样就能够在最短时间之内最为快速地完成比对工作，同时还能够自动生成相应的报表，极大程度上地降低了人工盘点所需要付出的工作精力以及工作时间，保证了数据内容的可靠性。

　　(四)查询借阅

　　电力智慧档案馆的RFID智能化管理工作转变了以往的手工查询形态，为管理人员提供了更为高效的帮助，使得其能够在最短的时间之内寻找到自己需要的相关资源。档案借阅、归还以及实名登记工作，操作数据将会永久性的保存下来。

　　在查询档案的过程中，借助于系统来明确自己需要的档案的具体位置，而后发出相应额度出库指令。在指令传输到智能密集架之后，相应柜子的指示灯常亮，用已提醒档案管理人员结合相应的知识做出出库处理。如果是重要档案内容只允许在档案室中进行阅览，不能带出档案室的话，那么可以对相关档案做放到处理，在档案室门口处设置相应的RFID通道监控，以此来防止重要档案丢失。

　　在档案需要予以归还的时候，通过当前档案的编码以及借阅人员的身份信息来对当前档案做出归档处理。智能档案架还具备实时监控功能，如果在规定时间之内，档案未被归还到档案室中，那么系统将会直接做警报处理。

　　(五)销毁管理

　　档案的价值通常会随着时间的推移产生变更，企业通常会每隔一段时间就销毁已经没有任何价值的档案内容，以此来减轻库房堆积的档案数量，尽可能地降低库管压力，提升保存品质，优化档案馆内部的档案质量。在档案入库的时候，RFID编码已经将其入库时间做出了整理，因此管理人员在执行档案销毁工作的时候可以随时发出指令，调用当前管理档案的具体信息，明确其有效期，用以及时销毁已然没用的档案内容。如果档案保管时间超出期限，那么系统将会自动提醒档案管理人员，提示其作出销毁或者延期处理。

　　总而言之，借助于RFID为基础开展的电力智慧档案馆能够有效实现档案资源的高效长久应用，在多种功能的影响之下，企业档案管理人员的工作压力将会进一步缩减，同时有助于深化档案管理工作的建设。目前上海电力公司已然将大数据技术以及互联网信息技术应用到了档案管理工作之中，实现了档案数据的分类过滤处理，充分发挥出了档案的服务力量，为企业自身发展带来了诸多推进作用。