现实中，我们不能忽视如何突破数字档案馆的局限性。智慧档案馆建设关键在于突破数字档案馆信息应用的理念、范围和模式，“建立集全面感知，资源多元、双模存储、综合处置、泛在应用”等于一体的档案及档案管理与运营的综合支撑平台。

　　多元资源

　　多元化的档案资源是智慧档案馆建设的信息化基础。信息资源一般是由原生电子档案、档案数字化成果、经济社会运行及管理信息回归档案数据库等构成的档案内容信息资源，还包括档案目录、索引、类别等构成的档案管理信息资源，还有基于射频识别技术的档案实体信息资源，由网络信息、媒体信息、非物质文化信息等城乡社会记忆资源;以及由用户信息、档案利用信息、档案数据挖掘信息等构成的档案应用信息资源，由供电信息、湿温度信息、安保构成的档案楼宇管理信息资源。

　　全面感知

　　档案智慧管理的第一要素就是感知，也是明确要求。通过相应的技术手段和管理策略将档案实体、档案内容、档案管理信息等与互联网联系起来，实现对档案内容信息的感知，实现对档案实体的感知，实现对档案管理信息的感知，即感知信息、感知档案、感知管理。感知需要高的技术要求，比如，要通过RFID技术实现对档案实体的感知，用智能化定位、跟踪、识别、监控和管理实体。比如，在感知档案内容方面，通过智能化的数字挖掘技术的实现，以智能化识别、抽取、整合和应用档案信息。在档案管理状况感知方面，主要通过楼宇智能管理技术实现，以智能化监测、评价和处置档案管理的状态。

　　智慧档案馆的“智慧”所在就是建立了应对和处理机制，而这种机制是建立信息基础之上的。通过对档案信息需求特征解析平台和档案利用知识管理、经验管理等支持平台，对档案信息感知方面进行利用政策容许度、相关内容、利用方式、途径合理性等评价。全方位提高档案信息利用的查全率、查准率、查速率，以便确保档案信息的充分利用。另一方面，通过对档案实体与内容信息、档案实体信息与楼宇管理信息的综合分析，及时掌握档案管理的运行情况，把握档案工作标准，提出处置策略和考核指标，为档案工作者提供指针式判断界面和菜单式处置方案建议，从而提供可视化、量化的数据支撑和智慧支撑，实现档案信息、实体、管理环境的一体化管理，切实达到档案的交互式管理。

　　双模存储

　　大量数据的存储和运算是智慧档案馆建设有一大特征。实践证明，云计算不是解决海量数据矛盾和问题的唯一途径。比如，有一些档案具有安全和保密性的特征和特点，这就要求智慧档案馆具有独立产权、独立数据计算和相应的存储能力，这里先进设备、设施特别重要。同时，智慧档案馆建设还离不开云计算和云储存技术，这是因为海量数据处理和存储压力大，而潜在用户利用需求也需要这一技术支持。为此，智慧档案馆就一定要采取“自有”和“云”双模模式。可以预见，未来的智慧档案馆一定会运行于“档案云”范围之中。

　　泛在应用

　　随着现代化科技的快速发展，智慧档案馆的服务领域也即将随之扩大，服务范围将会更广泛。比如，跟进移动服务技术，建立移动数据信息查阅服务中心;再如，利用手机无线网等终端设备，实现档案信息服务的移动化。同时，我们应将档案信息服务纳人“三网"融合的新的终端设备。