作为传统档案馆、数字档案馆建设的更高阶段，智慧档案馆的理念确立以及实际建设迫在眉睫。智慧档案馆的概念分为狭义和广义 ，狭义是指包含多元化档案资源中传统档案和新型档案内容信息和载体信息的档案馆建设等方方面面的内容。广义是指涉及全部信息的档案馆，凡是数字化、智能化等信息化管理下的档案馆都一律称为广义智慧档案馆。

　　智慧档案馆是以多元化的档案资源为管理对象。智慧档案馆建设是“ 智慧地球"建设与发展的重要组成部分，社会大发展也迫切要求档案馆建设主动融入和跟进这一发展大趋势。因此，这就更加需要将档案管理信息建设推向一个更新阶段，并且要我们主动瞄准智慧档案馆的新目标而积极发力。在未来，所有事物的流程、运行方式等管理都要实现智能化，智能技术与智能管理已经成为未来社会发展大趋势。未来档案馆建设应该积极跟进技术发展的新趋势，为未来档案馆建设与发展铺平道路，为可持续发展创造条件。

　　当今信息时代，信息技术呈现出许多新特点。比如，物联网技术的发展实现了物体的智能化管理;4G移动通信的发展，使服务范围更大、更多的移动经济接入移动通信网络，支持的业务范围更加广泛。 在认识方面，多数人认为数字档案馆建设就是智慧档案馆，把二者概念混淆。事实上，二者有着很大的区别。仅仅使用了物联网、云计算等还不能叫做真正的档案馆。智慧档案馆是一个综合管理和控制体系，这里面运用了云计算、物联网、互联网、自动控制等技术，目的是提高档案管理与档案馆运行效率和服务水平。真正的智慧档案馆是有足够的能力对档案资源管理与发展、各类信息的感知与挖掘，通过各种现代科技手段研究与分析并提取形成智慧信息，并将其应用与管理、决策和服务。“智”和“慧”可理解为“智能的感知。

　　数字档案管理的产生，给传统档案工作带来了革命性的变革与发展。但是，从严格意义上说，或者是从未来发展战略来看，还会有存在一定的制约因素或局限性，比如理念、技术和资源等。数字档案馆建立和发展实际上不是档案管理的改革，而是档案信息管理变革。数字档案馆建立没有在档案管理实体方向实现突破，表现为档案信息与档案实体信息没有很好结合。数字档案馆不具备开展业务工作及辅助档案信息用户思维的功能。数字档案馆资源结构难以突破传统档案馆既有的局限性，因为它受制于传统档案资源的严格限制。另外，数字档案馆技术、信息管理、服务、安全等方面仍有一定程度的薄弱环节。相比之下，智慧档案馆将实现档案信息感知与服务的广泛化，再通过“三网融合"，加快实现城乡间档案信息服务全覆盖。

　　智慧档案馆能够全面感知、分析和整合档案资源和档案馆的运行信息，可以为档案管理和信息开发创造了更美好的前景。智慧档案馆在智慧城市建设中的作用越来越大，作为智慧城市建设的重要组成部分，其价值愈加显现，比如，可以为市民发挥多元化的信息资源服务作用;符合市民和社会组织需求导向;建立广覆盖、多样化、多途径的档案信息服务体系等，让市民和诸多社会组织感受到档案馆信息化带来的智慧服务和个性化服务。智慧档案馆建设与发展能够大大提高工作效率，可以更好的为党政机关、事业单位、企业、社会组织、基层群众等提供优质服务，为全社会提供档案信息共享支撑平台。